Vrey's Share

Bikin KM dari Core bisnis, dan Core process berbicara ttg masalah People, Process dan Technology. Minutes of meeting (notulen) salah satu contoh document KM. KM yg baik “memberdayakan” org untuk bekerja agar mempermudah pekerjaan org. Agar membantu dia bekerja lbi enak, tapi sebenernya semua yg dilakukan org itu didokumentasikan oleh sistem. Contoh lainnya adalah penggunaan template project untuk menghandle project lainnya (copy paste coding dan ganti2 dikid jg bole).

Knowledge life, informasinya punya life time, ada yg aktif, ada yg archive, ada yg uda dibuang. Authoritative source, memetakan knowledge, tapi juga memetakan competency, jadi kalo kita lg mo cari sesuatu kita tau bs refer ke siapa. Contoh klo mo naikin gaji org itu dilihat dr performance (responsibility), skill (competency), dan individual development plan (learning organization).

Contributor profile, byk hal kita trusted ato ga, klo punya masalah mirip tapi beda, jadi tau harus tanya ke siapa. Accuracy of inputs, isi knowledge yg diinput harus di verifikasi. Down/upstream filtering, sapa yg bole akses.

Content maintenance, tetap update, pikirin masalah lifetime juga, jgn bikin sistem yg bertahan hanya untuk 1 tahun, tapi buildnya jg 1 tahun.
Content archives: Perceived value, value nya uda bergeser, jadi uda ga penting.

Community of practices, org2 dg posisi pekerjaan yg sama, bikin forum untuk saling sharing.Aplikasi yg bs cari sampe inside document, maka pasti akan pake algo tertentu, tapi disamping itu bs bikin knowledge map yg bgs. Research membuktikan bahwa KM yg baik itu dimulai dr Community of practice.

Fase Core Knowledge

1. Mengklarifikasi core knowledge pada scope apa saja (core bisnis nya apa, knowledge apa yg diharapkan ato diinginkan, review capability dr knowledge, menjamin kualitas yg bgs, mengklarifikasi contentnya bagus).
2. Mendefinisikan parameternya (parameternya adalah core knowledge), gmn core knowledge dikembangkan berdasarkan policynya dan implementasinya.
3. Develop suatu struktur yg bs menampung. Bikin map nya. Klo dimasa depan dia berkembang lg, structure nya bole diganti. Pas pa GP, diganti 2x, pada kondisi itu mau ga mau harus disitu, tapi ke depannya bs diganti. Dulu Fakultas ada 7, tapi MIPA makin hari makin turun, dan bidang ilmunya bs di handle oleh tech and science, maka dilebur di science dan technology, dan dampaknya lebih bagus.

Fase 1 - Core Knowledge, gmn mengklarifikasinya?

1. Jalan mana yg memungkinkan knowledge tadi digunakan ato tidak. melihat tipe core knowledge nya, dan gmn cari jalan menggunakan knowledge tadi. Contoh, dulu binus punya S2 dan tipe core knowledge nya lbi byk ke bisnis. Maka dibukalah binus business school. bbrp waktu dibuka IT, trus bahasa (mandarin). Karena ada peraturan pemerintah, smua yg ngajar di S1 harus bergelar S2. Cari dosen mandarin yg S2 itu susah. Jd skrg didorong untuk buka bahasa. Contoh lain DKV itu didorong, lulusannya bgs2, dosennya bgs2 tapi 90% itu S1, ga mau S2 karena setelah selesai pada buka bisnis sendiri. Jd ga butuh S2. Dg S1 aja uda bisa ngasilin puluhan juta. Jd klo disini dibuka S2, maka dia ga perlu kluar negri untuk buka bisnisnya.
2. Nature, budaya bisnis yg harus diambil ato tidak. Pada suatu saat, lulusan S2 mo nya jadi leader dlm bidangnya.
3. Memastikan staff punya kapabilitas untuk menggunakan knowledge tadi. The right person in the right place. Harus di train dulu, agar klo kerja gas ala terus. Klo di India, pertama kali di hire, tersera bole mulai dr gaji brp aj, tp klo dia dinyatakan bgs, maka dia minta naik gaji. tapi klo lulusan binus, maunya startnya uda tinggi, jadi susah di trima. Di Eropa, senen-jumat kul, sabtu minggu kerja di restoran. Refugee (pengungsi) akan ambil smua pekerjaan yg rendah2, jd org aslinya sendiri susa dpt kerja.
Disaat menentukan sala 1 company yg diteliti, jgn lupa tentuin core bisnisnya ini, knowledge nya ini. Contoh pertanyaan untuk menentukannya bs diliat di slide 21-22.
4. Area dr knowledge yg mendukung
5. Review kemampuan dr knowledge. Apa yg sdh dia tau dan yg harus dia tau (disini ada GAP, dan ini yg harus diisi). GAP ini yg harus dikembangkan dan diusulkan. Gmn caranya mreka gain knowledge, misal dg training, sharing. Tp perusahaan akan liat yg cost nya sekecil mgk (internal training, tutorial).
   

Clarifikasi dulu yg need assessment, ga smua karyawan butu tau smua knowledge. untuk bagian teller cukup tau bagian ini2. Pertama dikumpulkan dulu smuanya. Lalu bikin tutorial. Contoh perusahaan Allianz punya aspek yg berbeda untuk ditanamkan karena disesuaikan dg life-style dimasing2 daerah. Contoh di Jakarta, BCA lbih sering pake Credit Card, tapi di daerah kan jrg yg pake.


Fase 2
Parameter nya bole dirubah2, bagian yg bs berubah2, policy, kebutuhan, dll. Misalnya di daerah2 ga laku, klo mo blanja mesti cash, EDC nya kan mahal.
Build policy, Provide keterbatasan yg support KM Structure, relevan pada system.
Bermain parameternya. Credit di kota butuh minimal 100jt, klo di daerah cukup 5jt jg uda ok. Di bank klo bagian credit y khusus credit, klo valas y cukup valas.

Category core knowledge (contoh pada consultant IT Infrastructure)

1. Basic core knowledge
   Lulusannya adalah teknik komputer (computer engineering).
2. Strategic
   Level manager. Konsultan memberikan arahan. Kalo pake A ato B, cost nya brp, untungnya brp, strateginya gmn. Bermain dg manfaat, untung rugi. Brp byk karyawan yg bs.
3. Developmental
   Level pengembangan.

Harus mempertimbangkan dr hal2 praktis, misalnya kemampuan menyerap dr para karyawannya. Sufficient return (keuntungannya lbi besar, mengapa tidak).
Binus run SAP itu untuk mengangkat image. Invest nya milyar. Jadi klo ada perusahaan besar lain diajak kerja sama pasti mau.

Fase 3
Sorry the article is not recorded due to the lesson is quite fast. Not enough time to record it or not enough time to explained.

SUPPORT KM THROUGH TECHNOLOGY
KMS -> mempermudah pencarian data, jadi pas ada case akan lebih byk carinya. Kualitas KM bkn seberapa byk kamu simpan knowledge, tapi melihat seberapa byk knowledge yg di reuse.

Apa bedanya product knowledge (PK) yg ada di SIM dan di KM?
KM, PK akan lebih sering dipake oleh sales, maka mreka akan mau tau secara detail.
SIM hanya dipake oleh org SIM.
KM = Living system karena seiring waktu maka dia akan semakin sempurna. Karna kita sering taro sesuatu didlm nya.

Komponen Teknologi

1. BPM (procedure, policy)
2. Content (value, source, meta data, index, pengaturan data, ontology, retrievable, clear how to do)
3. Web content (platform KM bisa dipake org dimana aja)
4. Knowledge application (untuk memahami workflow)

Intinya mengintegrasi KM ke browser, portal, etc.

Langkah untuk memulai KM (KMS Development)

1. Justify -> apakah orgz bener2 perlu KM yg berbasis tekno (karna ada KM yg ga berbasis tekno, ga punya aplikasi)
2. Decision, sanggup ga bikin, ato beli
3. etc

SIM byk company uda punya. Maka skrg pada bergerak ke KM.

SECI Model (Nonaka), bagaimana proses dari tacit ke tacit, sampe ke explicit ke explicit.

• Socialization -> bikin pertemuan rutin
• Externalisasi -> dia uda tau, suru tuliskan
• Combinasi -> baca tulis ulang, baca lagi tulis ulang lagi.
• Internalisasi -> uda baca, coba praktekan

CKM Model

• People
  Culture (kebiasaan) -> contoh training aslab dia kasi tanggungjawab untuk angkatan ini bertanggung jawab untuk satu angkatan dibawahnya. Contoh lain, untuk audit mereka menuntun agar setiap tahun dia harus belajar satu hal baru.
  Build a strong community of practices -> ketika punya team IT tersebar di perusahaan besar, maka satukanlah org2 yg punya pekerjaan yg sama.
  
• Process -> Pikirkan gmn process nya supaya knowledge bisa pindah.
• Technology (20%) -> pastikan KM anda, atau platform anda seperti apa, karena jk ada problem dan kita build ulang, maka user pasti ga akan mau entry ulang knowledge-nya lagi di aplikasi KM yang dulu.

HRM

• Bicara mengenai proses dan system untuk setiap posisi.
• Apa yg menjadi dasar untuk merekrut satu org?
• Reward n punishment
• Ketika punya structure HRD yg baik, ada key performance yg jelas, procedurnya jelas (ISO) merupakan titik awal punya KM.
• Organisasi value org nya berdasarkan performance, competencies, dan individual development.

Organizational Structure
KM itu dipegang org HRD. IT cuma build aplikasinya doank. KM dimulai dari structural organisasi. Ini posisinya, dan ini pekerjaannya. Organizational structure di GE itu cuma 5level. Di level bawah pun diberi wewenang untuk ambil keputusan.

• Functional structure itu berdasarkan fungsi2nya. ini terbukti lebih efisien, dan cost nya akan lebih kecil, karena org Asia itu fokusnya di cost.
• Divisional structure, itu dibagi berdasarkan product, jadi kalo product ini rugi, maka dia akan tau product mana yang rugi. Ini byk dipake di Amerika, Eropa. Tiap product punya divisi2 tersebut.

Elemen struktur organisasi meliputi:

• Flat structures
• Transparent processes -> performance appraisal (tau napa dia KPI dia bagus, atau jelek).
• Strong communal values
• Balance individual and community -> individual itu penting, jika ada masalah dalam kluarga, maka kerjaannya juga akan ga beres.

Staffing
The right man on the right place. Siapkan career path untuk karyawan.

• Orientation: Provide
• Induction: Assist (menanamkan culture organisasi dia (kasi doktrin ke dia))
• Acculturation: Adopt (Culture yg baik itu dibikin sejak organisasi masih kecil.)

Performance standard
Saya bilang kamu ok jika kamu bgini; hal ini yg harus dicapai setiap org. Kalo ingin merubah, maka harus bikin target, jika mreka memenuhi target, maka mreka dikasi reward.

Learning and development
Misalnya bikin lomba, maka sebelum peserta bikin kan pasti da mikirin sesuatu yg bagus, hal inilah yang sebagai nilai untuk perusahaan.

Organizational evaluation and review
Jgn sampai karyawan kita blajar sesuatu yg ga berguna. Tidak lagi organisasi berjalan sendiri, kita punya plan dan tau mau jalan kemana.

Knowledge Management sudah menjadi suatu keharusan perusahaan jika mau accelerate. Dari sisi aplikasi, KM bisa dimulai dari DB, RDBMS, Data warehouse, Business Intellidengece, dan terakhir adalah KM.

Information Management vs Knowledge Management
IM dibikin terlebih dahulu, tetapi KM itu dibikin untuk accelerate. Perusahaan asing banyak masuk ke Indonesia, bagaimana perusahaan local bisa bertahan? Salah satunya adalah dengan local content. Kembali melihat ke local knowledge, contohnya batik.

Melalui Sistem Information Management, evaluasi dilakukan secara internal, effort yang dikeluarkan habis untuk mengatasi masalah, tetapi melupakan apa yang menjadi dasar customer pilih kita.

Pada knowledge management, kita harus memikirkan apa yang membuat kita menjadi besar, apa yang membikin perusahaan jadi accelerate dan kita bandingkan.

Knowledge Taxonomies

• Cognitive tacit -> feeling, sense.
• Technical tacit -> pengalaman.
• Explicit -> semua yang tertulis.
• Social Knowledge -> hal ini yang membuat employee stay with you. Lingkungan social yang nyaman akan membuat employee merasa terikat dengan perusahaan.
• Relational -> hubungannya kemana.
• Procedural -> disusun rapi.
• Declarative -> dipaparkan dari cerita orang.

Tidak semua knowledge dapat dituliskan.

Knowledge Level

• Customer knowledge -> cari tahu kenapa dia memilih kita, kita mengetahui dia membutuhkan hal ini untuk memenuhi kebutuhkan pelanggannya. (Kita membawa mereka untuk sukses).
• Stakeholder relationship -> supplier, employees, shareholder, community semuanya penting. Kompetisi ke depannya adalah one change with other change. Coca cola bikin variance byk karena untuk menutupi competitor (karena satu tempat minuman itu, tempatnya kan dibikin sama coca cola, tapi malah diisi dg minuman competitor). Indomie bisa kalahin supermie (yg bikin produknya duluan) dengan cara membeli bogasari (bikin agreement khusus), kalo company lain beli akan lebih mahal. Bogasari jual bahan baku lebih murah ke company sendiri, daripada company orang lain.
• Business Environment Insights -> company tau jelas bisnisnya ada dimana, karakter pesaingnya, kondisi sekitarnya. Market intelligence -> double agent (byk mata2).
• Organizational Memory -> Directories of expertise: kalo anda punya masalah 1 hal, misalnya komputer kena virus maka kita tau kita mesti cari siapa.
• Knowledge in process -> bgmn proses kita ambil keputusan, apakah ini efisien.
• Knowledge Products in Services
• Knowledge in People -> kita tau org kita punya knowledge dmn. agar bs bergerak cepat.

Hi and hello, here we go again, after a long time no post. I would like to share something to all of you and hope it will be useful someday. Until we meet again